Alle Jahre wieder… Steuerliche Behandlung von Betriebsveranstaltungen

Die Weihnachtsfeier ist ein Dankeschön an die Mitarbeiter. Dafür greifen viele Arbeitgeber zum Jahresende tief in die Tasche. Diese Kosten sind steuerlich absetzbar, das Finanzamt knüpft dies jedoch an Bedingungen. Erfüllt die Veranstaltung eine dieser Bedingungen nicht, gelten die Kosten für die Feier als geldwerter Vorteil. Der Arbeitgeber muss in dem Fall Lohnsteuer und eventuell Sozialabgaben bezahlen.

Begriff der Betriebsveranstaltung
Betriebsveranstaltungen sind „Veranstaltungen auf betrieblicher Ebene mit gesellschaftlichem Charakter“. Dies sind zum Beispiel Weihnachtsfeiern, Betriebsausflüge oder Jubiläen. Eine Betriebsveranstaltung liegt nur vor, wenn der Teilnehmerkreis sich überwiegend aus Betriebsangehörigen, deren Begleitpersonen und gegebenenfalls Leiharbeitnehmern oder Arbeitnehmern anderer Unternehmen im Konzernverbund zusammensetzt. Erfasst sind aktive Arbeitnehmer, ehemalige Arbeitnehmer, Praktikanten, Referendare, sowie Begleitpersonen. Grundsätzlich muss die Teilnahme an der Veranstaltung allen Arbeitnehmern offenstehen. Eine Beschränkung auf einzelne Gruppen oder Personen darf nicht stattfinden, es sei denn es handelt sich um abteilungsbezogene Feiern.

Häufigkeit der Betriebsveranstaltung
Steuerlich begünstigt sind zwei Betriebsveranstaltungen pro Jahr. Sollte z.B. die Weihnachtsfeier die dritte Veranstaltung im Jahr sein, besteht ein Wahlrecht, welche der drei Feiern versteuert werden soll. Werden im Kalenderjahr im Betrieb mehr als zwei Veranstaltungen durchgeführt und nehmen nicht immer alle Mitarbeiter teil, muss für jede einzelne Betriebsveranstaltung festgehalten werden, wer tatsächlich teilgenommen hat. Andernfalls kann nicht festgestellt werden, welche Arbeitnehmer die zahlenmäßige Obergrenze überschritten haben. Die Alternative wäre, die Vorteile aus einer der drei Betriebsveranstaltungen insgesamt der Besteuerung zu unterwerfen. Hier sollte abgewogen werden, welches Vorgehen mit weniger Kosten verbunden ist.

Der Freibetrag von 110 Euro brutto
Bis zum Jahr 2014 handelte es sich bei den 110 Euro brutto um eine Freigrenze. Dies bedeutete, dass bei Kosten von 110,01 Euro der volle Betrag der Steuer unterworfen werden musste. Seit 2015 handelt es sich um einen Freibetrag. Durch diese Änderung ist nur noch der übersteigende Betrag zu versteuern. Bitte beachten Sie, dass es sich bei den 110 Euro um einen Bruttobetrag handelt.

Berechnung der Kosten pro Mitarbeiter (und Begleitung)
Zunächst müssen die Gesamtkosten der Veranstaltung ermittelt werden. Hierzu gehören jedoch nicht nur Speisen und Getränke, sondern auch alle anderen Kosten wie Eintritt, Saalmiete, Servicekräfte oder Musik. Dieser Gesamtbetrag wird anschließend auf die Anzahl der Teilnehmer umgelegt. Dabei zählen nur tatsächlich anwesende Personen als Teilnehmer. Spontane Absagen müssen also bei der Planung des Budgets einkalkuliert werden. Sollte es sich um eine Veranstaltung handeln, bei der auch Partner der Arbeitnehmer eingeladen sind, werden die Kosten des Partners dem Mitarbeiter zugerechnet, so dass der Freibetrag in diesen Fällen für beide Personen gemeinsam gilt.

Überschreitungen des Freibetrags
Bei einer Überschreitung des Freibetrags ist der übersteigende Betrag Arbeitslohn. Dieser unterliegt der Lohnsteuer und der Sozialversicherung. Die Finanzverwaltung lässt jedoch aus Gründen der Vereinfachung die pauschale Versteuerung mit 25% Lohnsteuer (zzgl. Solidaritätszuschlag und pauschaler Kirchensteuer) zu. Damit ist jedoch noch nicht die Sozialversicherung abgegolten. Diese muss noch separat (ggf. auch pauschaliert) berechnet und abgeführt werden.

Besonderheit Umsatzsteuer
Beim Vorsteuerabzug ist die Besonderheit des „Alles-oder-nichts“-Prinzips zu beachten. Bei Kosten unter 110 Euro brutto pro Teilnehmer steht dem Arbeitgeber der Vorsteuerabzug zu, soweit auch die üblichen Voraussetzungen zum Vorsteuerabzug vorliegen. Sollte der Freibetrag von 110 Euro brutto jedoch überschritten werden, ist der Vorsteuerabzug für sämtliche Kosten in Zusammenhang mit der Veranstaltung zu versagen.

Nadine Telgheder
Steuerberaterin

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